Administrator Danych Osobowych (ADO) – to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, o których mowa w art. 3, decydujące o celach i środkach przetwarzania danych
Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) – osoba powołana przez ADO, nadzoruje przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych i odpowiada za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych m.in. w systemie informatycznym
Administrator Systemu Informatycznego (ASI) – osoba lub firma odpowiedzialna za sprawne działanie systemu informatycznego, jego konserwację oraz wdrażanie niezbędnych zabezpieczeń gwarantujących bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych
Bezpieczeństwo informacji – to zapewnienie poufności, integralności i dostępności na odpowiednim poziomi
Dane osobowe – to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej
GIODO – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Instrukcja – Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym
Przetwarzanie danych osobowych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych np. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie, usuwanie, zwłaszcza wykonywane w systemie informatycznym
Rozporządzenie – rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. (Dz. U. 2004 nr 100 poz. 1024) w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
Ustawa – rozumie się przez to ustawę z dni 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2016 poz. 922)
Usuwanie danych osobowych – niszczenie danych osobowych lub taka ich modyfikacja, która nie pozwala na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą
Zbiór danych osobowych – posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie