BDG HOSSA od kilku lat świadczy swoje usługi w zakresie ochrony danych osobowych m.in. opracowując niezbędną dokumentację i przejmując obowiązki Inspektora Ochrony Danych, a wcześniej Administratora Bezpieczeństwa Informacji. W chwili obecnej chcielibyśmy Państwu zaproponować nową usługę obejmującą weryfikację zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa tzw. audit.
Celem przeprowadzenia auditu jest przede wszystkim określenie czy dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i czy Przedsiębiorca czyli Administrator Danych Osobowych zapewnia odpowiedni, zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 /r. w prawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), poziom ich bezpieczeństwa.
Każdy klient po zakończeniu auditu otrzymuje raport informujący o stopniu spełnienia wymagań ogólnego rozporządzenia ochronie danych osobowych oraz zawierający wytyczne dalszego procesu dostosowawczego.
Audit przeprowadzany jest w oparciu o:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
- Ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018, poz. 1000),
- Obowiązujące u Klienta dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych.
Usługa auditu obejmuje:
- Inwentaryzację posiadanych przez Klienta danych osobowych, w tym weryfikację poprawności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, rejestru kategorii przetwarzanych danych osobowych oraz poprawności podpisanych umów powierzenia.
- Weryfikację konieczności lub jej braku powołania Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
- Weryfikację przetwarzania danych osobowych pod kątem:
- Legalności – czyli zbadanie czy dany podmiot przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem (np. na podstawie zgody osoby zainteresowanej).
- Adekwatności – zbadanie zakresu przetwarzanych danych osobowych tzn. czy zakres przetwarzanych danych osobowych nie jest zbyt szeroki w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych.
- Celowości – czyli badanie czy dane osobowe są przetwarzane w celu, w którym zostały zebrane.
- Weryfikację posiadanej przez Klienta dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych tj. procedur, instrukcji, wytycznych, regulaminów itp.
- Weryfikację analizy ryzyka związanej z przetwarzaniem danych osobowych.
- Weryfikację konieczności przeprowadzenia Oceny skutków dla ochrony danych osobowych.
- Określenie sposobu przepływu danych pomiędzy systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych.
- Audit zastosowanych środków mających zagwarantować bezpieczeństwo danych tj.:.
- Fizycznych zabezpieczeń pomieszczeń, w których dane osobowe są przetwarzane – m.in. zasad fizycznego dostępu do pomieszczeń, zasad dostępu do stref specjalnych, wdrożonej Polityki Kluczy, itp.
- Organizacyjnych – m.in. weryfikacja procedur przekazywania dokumentacji pomiędzy oddziałami/filiami, weryfikacja nadzoru nad uprawnieniami osób przetwarzających dane osobowe, określenie zasad dostępu zdalnego do zasobów, uszczegółowienie zasad korzystania z urządzeń mobilnych, ustalenie procedur powierzania przetwarzania danych osobowych innym podmiotom działającym na zlecenie Klienta, zasady przetwarzania danych osobowych udostępnionych przez inne podmioty.
- Technicznych – obejmujących zasady sporządzania i administrowania kopiami bezpieczeństwa, zasady odpowiedniej, bezpiecznej konfiguracji systemu informatycznego.
- Przedstawienie raportu końcowego określającego:
- Zauważone nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych wraz ze wskazaniem jej podstawy prawnej – o ile występują.
- Zalecenia, wskazówki i wytyczne dalszego postępowania w celu dostosowania działalności firmy do wymagań ogólnego rozporządzenia ochrony danych.
Rozszerzeniem auditu jest usługa polegająca na dostosowaniu do wymagań RODO obejmująca m.in. opracowanie dokumentacji niezbędnej w zakresie przetwarzania danych osobowych uwzględniającej wymagania prawne oraz organizacyjne Klienta.